Trasloco di un ufficio: i 7 passaggi fondamentali

Solitamente si pensa all’ambito del trasloco relativo ad appartamenti privati, come ci si comporta invece nel caso degli uffici? Traslocare un ufficio non è semplice, la quantità di oggetti da spostare è notevole, le apparecchiature elettroniche sono molteplici, la mole di documenti imponente deve essere salvaguardata e soprattutto un trasloco impone una, seppur breve, chiusura aziendale, oltre alla gestione di più persone.

Tutti questi motivi già di per sé obbligano alla scelta di una ditta di traslochi professionale e settorializzata in ambito di traslochi di attività commerciali. Ecco quindi gli step fondamentali nel trasloco di un ufficio.

1) La comunicazione ai dipendenti

Un trasloco di un ufficio solitamente è una scelta ponderata e meditata nel tempo, ecco perchè è bene avvisare i dipendenti della possibilità concreta di traslocare. Per evitare stress ulteriore, è sempre bene evidenziare i punti a sfavore della sede attuale, a vantaggio di un nuovo ambiente lavorativo (più ampio, raggiungibile da tutti più facilmente, più comfort, meno spese aziendali). Inoltre una volta trovata la nuova sede aziendale, sarà necessario comunicarla per tempo ai dipendenti, concordando il periodo migliore per effettuare il trasloco.

2) La burocrazia

La burocrazia è essenziale per non incorrere in grossi disguidi al momento del trasloco. Quindi è bene comunicare all’Ufficio dell’Agenzia del Territorio l’avvenuto cambio di destinazione d’uso dei locali, varieranno così la rendita catastale e le tasse da pagare sull’immobile.

3) La ditta di traslochi

Per il trasloco di un ufficio è indispensabile rivolgersi ad una ditta di traslochi. In primis si comunica ai dipendenti un senso di professionalità, inoltre le apparecchiature sono molteplici e varie: armadi e scrivanie ingombranti, i quali non possono essere trasportati da chi non è competente, apparecchiature elettroniche le quali vanno staccate da addetti tecnici ed inoltre vi è la parte relativa ai documenti in archivio. Una ditta di traslochi professionale avrà sempre attivo il servizio relativo alla custodia di archivi documentali.

4) Comunicazione del trasloco a terzi

Il trasloco di un ufficio va comunicato tempestivamente a clienti e fornitori, i metodi più efficaci e veloci da utilizzare sono: l’aggiornamento del sito web aziendale, scrivendo bene in evidenza che la sede nel periodo stabilito traslocherà, email con risposta automatica o firma incorporata nella quale si evidenzia il futuro cambiamento ed infine un cartello bene in evidenza apposto sull’entrata degli uffici.

5) La gestione dei dipendenti

Il trasloco andrà programmato e stabilito in anticipo, una volta ottenuta la planimetria finale della nuova sede, si convocheranno tutti i dipendenti in riunione per pianificare tutte le fasi successive. Innanzitutto verrà decisa di comune accordo la disposizione delle postazioni, inoltre è bene valutare se non sia il momento di disfarsi di arredi vecchi od obsoleti procurandone di nuovi per l’avvento della nuova sede.
Per una gestione ottimale, ogni dipendente diverrà responsabile della propria zona utilizzata durante il lavoro, occupandosi quindi della gestione degli effetti personali e del relativo imballaggio, stilando un inventario. L’ideale sarebbe inoltre la nomina di uno o più responsabili che coordino i vari dipendenti, raccogliendo poi tutti gli inventari.

6) Il trasloco

Poco prima del trasloco bisogna assicurarsi che nella nuova sede siano già attivi luce, acqua, linea telefonica e connessione ad Internet in modo da poter essere subito operativi. Inoltre nel giorno del trasloco, presso la nuova sede, dovrà essere presente un tecnico informatico pronto a collegare ogni apparecchiatura elettronica necessaria.

7) Una volta finito il trasloco

Il trasloco è sempre uno stress, soprattutto per i propri dipendenti i quali dovranno variare la propria routine repentinamente; per i primi tempi sarebbe bene tenere un’elasticità oraria maggiore proprio per permettere loro di calcolare i tempi di percorrenza casa-lavoro. Inoltre è sempre bene mettere in programma un piccolo brindisi per festeggiare una nuova tappa dell’azienda.